Au cours des prochains jours, un changement majeur s’opérera autour de notre Intranet. Ne soyez donc pas surpris si, du jour au lendemain, vous constatez que la page que vous utilisez pour accéder au bottin du personnel ou au Portail employé (ViP) change du tout au tout. Place à Espace Ville!

Pourquoi ce changement? « Comme la plateforme actuelle était désuète, nous en avons fait la refonte sur tous les plans, nous mentionne notre collègue Stéphanie Mongeau, agente de communications attitrée à ce projet du Service des technologies de l’information. C’est toute la plateforme, le look et surtout, la disposition du contenu qui ont été revus et modifiés en profondeur. »

Ce projet d’envergure, qui a vu le jour il y a environ un an, a été mené par une équipe multi-services composée de représentants des services technologies de l’information, des ressources humaines et des communications. C’est également sur fond de migration vers Office 365 – d’ici décembre, tous les utilisateurs auront été migrés – que s’est déroulée la grande métamorphose.

 « Office 365 nous donne la possibilité d’utiliser un site Sharepoint, au même titre que d’autres sites Ville, nous précise Geneviève Cloutier, chargée de projets en informatique, en mentionnant qu’un imposant ménage a dû être fait dans le contenu de l’Intranet. Une partie de la documentation qui s’y trouvait n’était pas d’intérêt général, mais concernait plutôt une équipe. Ces types de contenus ont donc été rapatriés dans les équipes Teams. »

Même histoire avec la disposition du contenu qui, dans le jargon Web, se nomme arborescence. Tout a dû être repensé.

« Avant, le contenu était classé par service. Pour trouver un document, l’utilisateur devait se demander de quel service pouvait provenir l’information, puis vérifier si l’information en question était classée sur l’Intranet ou sur le V », explique Stéphanie. Aussi bien chercher une aiguille dans une botte de foin.

Avec l’arborescence du nouvel Intranet, la navigation se fait par grands thèmes. Dorénavant, il vous sera donc beaucoup plus agréable d’y naviguer, et plus facile d’y trouver l’information. Ceci sans compter qu’un moteur de recherche ultra puissant permet non seulement de trouver l’info recherchée sur l’Intranet, mais également dans les autres sites SharePoint de l’organisation.

Saluons au passage l’ampleur de la tâche à laquelle se sont attelés nos collègues du Service des ressources humaines, en déployant un tout nouveau site affilié « J’arrive à la Ville », qui est partagé aux nouveaux employés avant leur entrée en fonction, remplaçant ainsi le courriel et les multiples formulaires à remplir qui leur était envoyé auparavant. Beaucoup plus convivial pour tout nouvel arrivant à la Ville!

Hâte de consulter votre nouvel Intranet ? Ce dernier sera donc accessible au cours des prochains jours. Lors de votre navigation, vous remarquez des ajouts à y faire? Vous auriez des idées à proposer? Écrivez vos commentaires à espaceville@sherbrooke.ca

Chapeau et merci aux équipes concernées pour ce travail colossal dont elles peuvent être fières !